️🎯Kế hoạch hành động có thể nói là rất quan trọng để giúp bạn hoàn thành được mục tiêu của mình. Nhờ nó bạn sẽ có động lực để làm việc tốt hơn. Khi có một kế hoạch cụ thể sẽ khiến bản thân được chủ động, tránh được sự trì hoãn và tiến đến mục tiêu nhanh chóng.
Chỉ khi có kế hoạch hành động bạn sẽ biết cách lên kế hoạch và sắp xếp các công việc cần thực hiện theo một trình tự thời gian hợp lý, biết ưu tiên công việc nào thực hiện trước để đạt hiệu quả cao. Đồng thời nếu muốn điều chỉnh lịch trình kế hoạch thì bạn cũng có thể hoàn thành chúng một cách dễ dàng nhất.
Để lập một kế hoạch hành động hiệu quả trong công việc, chúng ta cần lưu ý đến 7 bước sau:
🎯Bước 1: Xác định mục tiêu
Nếu bạn không rõ về những gì bạn muốn làm và những gì bạn muốn đạt được, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang tự sắp đặt cho mình một kế hoach thất bại.
👉Nếu bạn muốn lập kế hoạch cho một ý tưởng mới ? Hãy bắt đầu bằng cách xác định bạn đang ở đâu và bạn sẽ làm gì để thực hiện các mục tiêu của mình.
👉Nếu bạn đang lập kế hoạch để giải quyết một vấn đề ? Hãy cố gắng phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp khả thi trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Sau đó, bạn cần thiết lập mục tiêu công việc của bạn. Nếu trong trường hợp bạn đang phải hoàn thành công việc trên công ty, bạn có thể sử dụng mô hình mục tiêu SMART, viết tắt của những từ sau:
– Specific – Cụ thể. Measurable – Có thể đo lường được. Attainable – Có thể đạt được. Relevant – Có liên quan. Timely – Đúng lúc
🎯Bước 2: Liệt kê các bước cần làm tiếp theo
Hãy tạo một bảng liệt kê tất cả các nhiệm vụ phải thực hiện, ngày hoàn thành và những người chịu trách nhiệm. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng toàn bộ đội nhóm đều tham gia vào quá trình này và có quyền truy cập vào tài liệu. Bằng cách này, mọi người sẽ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ trong trong kế hoạch.
Hãy đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có thể đạt được. Nếu bạn gặp các nhiệm vụ lớn hơn và phức tạp hơn, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ thực hiện và quản lý.
🎯Bước 3: Ưu tiên các công việc và thêm thời hạn hoàn thành
Bạn cần tổ chức và sắp xếp danh sách bằng cách thêm thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Bạn có thể cần ưu tiên một số bước vì nó quan trọng và giúp bạn hoàn thành mục tiêu một cách nhanh hơn.
Thêm thời hạn và đảm bảo chúng phải thực tế. Bạn có thể tham khảo ý kiến của người chịu trách nhiệm thực hiện để hiểu rõ năng lực của họ trước khi quyết định đặt thời hạn hoàn thành công công việc đó.
🎯Bước 4: Đặt các mốc quan trọng
Các cột mốc có thể được coi là mục tiêu nhỏ dẫn đến mục tiêu chính khi hoàn thành. Lợi thế của việc thêm các cột mốc nhỏ là chúng mang lại cho các thành viên trong nhóm mong đợi điều gì đó và giúp họ có động lực ngay cả khi ngày đến hạn cuối cùng còn rất xa.
🎯Bước 5: Xác định các nguồn lực cần thiết
Trước khi bạn bắt đầu dự án của mình, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Và nếu chúng hiện không có sẵn, trước tiên bạn cần lập kế hoạch để có được chúng.
Điều này cũng nên bao gồm ngân sách của bạn. Bạn có thể chỉ định một cột trong kế hoạch hành động của mình để đánh dấu chi phí của từng nhiệm vụ nếu có.
🎯Bước 6: Hình dung kế hoạch hành động của bạn
Mục đích của bước này trong các cách lên kế hoạch công việc là tạo ra thứ gì đó mà mọi người có thể hiểu được trong nháy mắt và có thể chia sẻ với mọi người. Cho dù kế hoạch hành động của bạn ở dạng biểu đồ, đồ thị, sơ đồ thì cũng hãy đảm bảo rằng nó truyền đạt rõ ràng các yếu tố trong xuyên suốt quá trình hành động như: nhiệm vụ, thời hạn, tài nguyên, ngân sách và nguồn lực
🎯Bước 7: Theo dõi, đánh giá và cập nhật
Bạn có thể đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành trong kế hoạch hành động để thu hút và tạo động lực đến các thành viên khác nhằm thúc đẩy họ hoàn thành mục tiêu chung một cách nhanh hơn.
⏳Điều này cũng sẽ đưa ra các nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc bị trì hoãn, trong trường hợp đó, bạn cần tìm ra lý do và tìm giải pháp phù hợp. Và sau đó cập nhật kế hoạch hành động cho phù hợp. Ngoài ra việc đánh giá lại công việc mà mình thực hiện cũng giúp bạn có thể kịp thời thay đổi, sửa chữa cũng như đúc rút cho bản thân nhiều kinh nghiệm khi làm việc hơn.
—————————–